Dilip Bhatia | Chief Customer Experience Officer και Vice President of User & Customer Experience, της Lenovo.

Μου άρεσε πάντα να δουλεύω στο γραφείο. Μου άρεσε πολύ η αλληλεπίδραση και η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο με τους συναδέλφους μου στα γραφεία της Lenovo. Τώρα που οι περισσότεροι από εμάς εργάζονται από απόσταση, οι τηλεδιασκέψεις είναι το βασικό εργαλείο επικοινωνίας μου με την ομάδα, όχι μόνο στις ΗΠΑ, αλλά και σε ολόκληρο τον κόσμο.

Ενώ μου λείπει η προσωπική επαφή, το βίντεο /η κάμερα της συσκευής μου βοήθησε να γίνει η απομακρυσμένη εργασιακή εμπειρία πιο ανθρώπινη για μένα. Πριν από το COVID-19, η ομάδα ερευνητών εμπειρίας της Lenovo, ανακοίνωσε ότι βάσει των ερευνών της,  οι εργαζόμενοι μας ήθελαν περισσότερες ευκαιρίες να χρησιμοποιούν τις τηλεδιασκέψεις για την εργασία τους. Ο Aaron Stewart, διευθυντής του Next UX στη Lenovo, παρατήρησε:

«Έχουμε δει επανειλημμένα ότι όταν η κουλτούρα μιας εταιρείας υποστηρίζει την  “ενεργοποίηση της κάμερας” και οι εργαζόμενοι συνηθίσουν στην εργασία από απόσταση, δεν θέλουν να επιστρέψουν στο γραφείο. Εκτιμούν τη ψηφιακή αλληλεπίδραση που έχουν μεταξύ τους ως μέλη της ομάδας. Αυτά τα εργαλεία τα έχουμε ήδη και παρόλο που μπορεί να υπάρχει κάποιο κόστος για την ενεργοποίησή τους, είναι μια εύκολη μετάβαση. Το δύσκολο μέρος είναι η  αλλαγή κουλτούρας της εταιρείας. “

Η παρατήρηση του Aaron είναι σημαντική. Ακόμη και πριν από την πανδημία του COVID-19, οι άνθρωποι εκτιμούσαν το επίπεδο αλληλεπίδρασης που επιτρέπει μία κάμερα. Όταν μιλάμε πρόσωπο με πρόσωπο, υπάρχει περισσότερη επικοινωνία από ό, τι μπορούμε να λάβουμε από μια εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων. Χάνονται λιγότερα στη μετάφραση όταν βλέπουμε τις εκφράσεις του προσώπου και τη στάση του σώματος των συναδέλφων μας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η “ενεργοποίηση της κάμερας” σε έναν από κοινού συμφωνημένο χρόνο, κάνει καλύτερη την εμπειρία συνεργασίας μας.

Αυτό που προκαλεί το ενδιαφέρον μου είναι το δύσκολο κομμάτι της υιοθέτησης του βίντεο ως βασικού εργαλείου δουλειάς, επειδή η «αλλαγή κουλτούρας» που ήταν αναγκαία έγινε σχεδόν από τη μια μέρα στην άλλη. H πανδημία παρουσίασε την ανάγκη οι άνθρωποι να συνεχίσουν να επικοινωνούν και να συνεργάζονται με ασφαλή και βολικό τρόπο.

Εκτός από την ανάγκη συνεργασίας, χρειάζεται να συνυπολογίσουμε και την σημασία της ανθρώπινης επαφής. Η ξαφνική απομόνωση λόγω της καραντίνας συνέβαλε στην αίσθηση απώλειας και αβεβαιότητας. Κάτι τόσο απλό όσο μια συνάντηση – ακόμα και ψηφιακή – μπορούσε να καθησυχάσει τις ανησυχία που όλοι αισθανόμασταν.

Η συλλογική μας εμπειρία από την άφιξη της πανδημίας καταδεικνύει την προθυμία μας να υιοθετήσουμε τεχνολογία που όχι μόνο επιλύει πρακτικά προβλήματα και προκλήσεις, αλλά μας βοηθά να διατηρήσουμε σημαντικές σχέσεις.

Αλλαγή κουλτούρας

Η υιοθέτηση του  video call ως μέρος της γενικότερης αλλαγής κουλτούρας που έφερε η μετάβαση στην εργασία από απόσταση – είναι μια αλλαγή στην όποια οι εργαζόμενοι προσαρμόστηκαν γρήγορα. Αυτό αντικατοπτρίζεται στην πρόσφατη έρευνά μας που διεξήχθη σε πάνω από 20.000 άτομα, σε 10 αγορές, σχετικά με τις απόψεις τους για την εργασία από απόσταση. Σχεδόν οι μισοί (48%) των ερωτηθέντων βλέπουν θετικά την ολοκληρωτική μετάβαση στην εργασία από απόσταση, σε σχέση με τη δουλειά στο γραφείο. Το σύγχρονο εργατικό δυναμικό ήταν σαφώς έτοιμο για την εργασία από απόσταση. Οι πρωτοπόρες εταιρείες είχαν ήδη εξασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να εργάζονται αποτελεσματικά από απόσταση, είτε στο σπίτι τους είτε εκτός των γραφείων της εταιρείας.

Πριν από την πανδημία, η απομακρυσμένη εργασία ήταν ήδη στις επιλογές που είχαν οι υπάλληλοι στη Lenovo. Παράλληλα, οι εταιρείες που δεν αγκάλιασαν την εργασία από απόσταση πριν από την πανδημία του COVID-19, έχουν μαλακώσει τη στάση τους τώρα που γνωρίζουν ότι το εργατικό δυναμικό τους μπορεί να είναι παραγωγικό από απόσταση. Σύμφωνα με προηγούμενη παγκόσμια έρευνα της Lenovo, το 77% των εργαζομένων πιστεύει ότι οι εταιρείες θα ενθαρρύνουν την εργασία από απόσταση,  μόλις περάσουμε αυτήν την περίοδο.

Η καλή εξαποστάσεως εμπειρία εργασίας

Έχω εκτιμήσει το πόσο έχει βελτιωθεί η εμπειρία χρήστη στην εργασία από απόσταση. Το ThinkPad X1 Yoga  με το όποιο εργάζομαι είναι εξοπλισμένο με κάμερα καλής ποιότητας και προσφέρει μια καλή εμπειρία βίντεο. Τα πολλά μικρόφωνα στη συσκευή αυτή βελτιώνουν επίσης την εμπειρία ήχου, αλλά και την εμπειρία των συνομιλητών μου, καθώς μπορώ να είμαι σίγουρος ότι δε θα υπάρχουν διακοπές στη φωνή μου κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Επίσης, όσον αφορά στις τηλεδιασκέψεις, το Microsoft Teams βελτίωσε την εμπειρία συνεργασίας και βασιζόμαστε τακτικά σε αυτό για τις συναντήσεις μας στη Lenovo. Αυτό σημαίνει ότι οι συσκευές μας χρησιμοποιούνται εκτενώς για τηλεδιάσκεψεις.

Το Lenovo ThinkSmart View, μια ειδική συσκευή επικοινωνίας για τη συμμετοχή σε κλήσεις ήχου και βίντεο του Microsoft Teams, με βοήθησε να αξιοποιήσω στο έπακρο το ThinkPad μου, αναλαμβάνοντας τη διαχείριση των συναντήσεων κι επεκτείνοντας το χώρο εργασίας μου.

Ακολουθούν κάποια βήματα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την από απόσταση εργασιακή σας εμπειρία. Αυτά είναι πράγματα που με βοήθησαν κατά τη μετάβασή μου στην εργασία από το σπίτι.

Ένας χώρος αφιερωμένος στην εργασία από απόσταση

Μια low tech και ωφέλιμη λύση για την εργασία από απόσταση είναι να αφιερώσετε ένα δωμάτιο στο σπίτι για αυτή τη δουλειά. Αντιλαμβάνομαι ότι αυτό μπορεί να μην είναι εφικτό για όλους, αλλά εμένα με βοήθησε να διαχωρίσω την επαγγελματική από την υπόλοιπη ζωή μου. Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το modem ή το router σας, εάν – σαν εμένα – ανακαλύψατε ότι ο νέος χώρος εργασίας σας δεν έχει καλή λήψη Wi-Fi.

Παρόλο που το γραφείο μου στο σπίτι βοηθά την παραγωγικότητά μου, ένα από τα οφέλη της εργασίας από απόσταση που εκτιμούν οι περισσότεροι άνθρωποι, είναι η δυνατότητα να είσαι περισσότερο χρόνο με την οικογένεια σου.  Κάποια από τα πράγματα που πραγματικά απολαμβάνω στην εργασία από απόσταση είναι όταν τα παιδιά μου έρχονται στο γραφείο μου για να μοιραστούν μαζί μου ό, τι έμαθαν στα ψηφιακά μαθήματά τους, αλλά και τις φορές που η γυναίκα μου έρχεται για να πιούμε μαζί ένα ζεστό φλιτζάνι τσάι.

Εάν δεν είναι εφικτό να έχετε ξεχωριστό δωμάτιο για να εργαστείτε, μπορείτε να έχετε τον έλεγχο του θορύβου στο περιβάλλον σας με τα ακουστικά ακύρωσης θορύβου, που είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος σίγασης του περιβάλλοντος και των περισπασμών. Βελτιώνουν, επίσης, τον ήχο των τηλεδιασκέψεων.

Να κάνετε συχνά, προγραμματισμένα διαλείμματα

Πολλοί εργαζόμενοι – ανάμεσά τους και εγώ – ανακαλύψαμε ότι είμαστε πλέον πιο παραγωγικοί μετά την ξαφνική μετάβαση στην εργασία από το σπίτι. Αυτό αντικατοπτρίζεται σε προηγούμενη παγκόσμια έρευνα της Lenovo, με τίτλο «Η Τεχνολογία και ο Εξελισσόμενος Κόσμο της Εργασίας.

Ένα μειονέκτημα της νέας παραγωγικότητάς μας όμως, είναι νέοι πόνοι στο σώμα μας μετά από πολλές ώρες μπροστά στις συσκευές μας. Η πιο πρόσφατη έρευνά μας δείχνει ότι το 71% των εργαζομένων σε όλο τον κόσμο «παραπονιούνται για νέους ή επιδεινωμένους πόνους στο σώμα», που παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της πανδημίας του COVID-19.

Το απογοητευτικό αυτό στατιστικό δείχνει τη σημασία του να κάνετε τακτικά προγραμματισμένα διαλείμματα, καθώς και να προσπαθείτε να δώσετε προσοχή στη στάση σας ενώ εργάζεστε. Οι συσκευές μας μπορούν να λειτουργούν όλη μέρα χωρίς διάλειμμα, αλλά εμείς είμαστε άνθρωποι, όχι μηχανές, και όσο δελεαστική και αν είναι η εργασία από τον καναπέ, η πλάτη σας μπορεί να μην είναι ευχαριστημένη στο τέλος μιας εργάσιμης ημέρας.

Όσο δουλεύω από το σπίτι, σηκώνομαι κάθε δύο ώρες και περπατάω. Έτσι καθαρίζει το μυαλό μου, αλλά και ισιώνει η σπονδυλική μου στήλη μετά από πολλή ώρα καθισμένος. Σας προτείνω να κάνετε κάτι παρόμοιο και εσείς,  προτού αισθανθείτε «Teamed out » ή «Zoomed out». Δεν χρειάζεται να πάτε μακριά. Μπορείτε απλά να πάτε να φέρετε την αλληλογραφίας από το γραμματοκιβώτιο σας ή να ποτίσετε τα φυτά σας, κατά τη διάρκεια του προγραμματισμένου διαλείμματός σας.

Τα τακτικά διαλείμματα θα σας βοηθήσουν να αισθανθείτε ανανεωμένοι και να κρατήσετε το μυαλό σας σε εγρήγορση. Θα μπορούσατε επίσης να επικοινωνήσετε με έναν συνάδελφο στο τηλέφωνο, ενώ παράλληλα κάνετε και οι δύο μία μικρή βόλτα. Παρόλο που το βίντεο μπορεί να προσφέρει πολλά σε μια συνάντηση ή μια συνομιλία, δεν πρέπει κάθε αλληλεπίδραση να είναι μέσω βίντεο.

Ένας αποκλειστικός χώρος εργασίας θέτει ένα σαφές όριο ανάμεσα σε επαγγελματικές και μη δραστηριότητες. Το ίδιο γίνεται και όταν έχετε συγκεκριμένες ώρες εργασίας. Αυτό είναι ένα ακόμα θέμα της εργασίας από το σπίτι, επειδή πολλοί πιστεύουν ότι πρέπει να είναι συνέχεια συνδεδεμένοι (always on) και έτοιμοι να ανταποκριθούν στα ζητούμενα της δουλειάς τους. Αν όμως, δεσμευτείτε σε ένα καθημερινό πρόγραμμα με συγκεκριμένες ώρες (όπως κάναμε στο γραφείο), ορίζετε ένα επιπλέον όριο και δίνετε στον εαυτό σας χρόνο για να ξεκουραστεί εκτός των ωρών εργασίας. Επίσης, ένα τακτικό πρόγραμμα σας βοηθάει να είσαστε συγκεντρωμένοι τις ώρες που χρειάζεται να εργαστείτε.

Αυξήστε τις οθόνες εργασίας σας

Αν αυξήσετε τις οθόνες στο χώρο εργασίας σας, θα εμπλουτίσετε περαιτέρω την εμπειρία της εργασίας από απόσταση. Εάν χρειάζεται να εναλλάσσετε συχνά στην οθόνη διαφορετικά applications, μία ακόμη οθόνη θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας. Η φορητή οθόνη ThinkVision M14 είναι μια λύση που δεν χρειάζεται πολύ χώρο. Επίσης, είναι σχεδιασμένη για να ταιριάζει απόλυτα με το display του ThinkPad, όταν τοποθετούνται το ένα δίπλα στο άλλο. Εάν το laptop σας δεν είναι ΤhinkPad, μπορείτε ακόμα να την χρησιμοποιήσετε, προσαρμόζοντας το ενσωματωμένο ρυθμιζόμενο πόδι της, στο ύψος του laptop σας.

Εκτός από τις επιλογές ρύθμισης ύψους για εργονομία, οι πρόσθετες οθόνες δεν πρέπει να κατακλύζουν το γραφείο σας με περισσότερα καλώδια από ό, τι είναι απαραίτητο. Η διαχείριση καλωδίων προβληματίζει πολλούς χρήστες, οπότε τόσο η οθόνη ThinkVision M14T, αλλά και άλλα προϊόντα της σειράς ThinkVision, λειτουργούν με ένα μόνο καλώδιο που παρέχει παράλληλα ισχύ και δεδομένα στην οθόνη.

Εάν έχετε μεγάλο γραφείο και θέλετε να επεκτείνετε ακόμη περισσότερο τον χώρο εργασίας σας, μια μεγάλη οθόνη με λεπτά bezels θα μπορούσε να είναι ιδανική για εσάς, όπως η οθόνη ThinkVision P27h-20.

Όπως είπαμε και προηγουμένως, η διαχείριση καλωδίων είναι πρόβλημα για πολλούς  χρήστες. Ένας ακόμα αποτελεσματικός τρόπος για τη διαχείριση των καλωδίων σας θα μπορούσε να είναι μία βάση καλωδίων (cable dock).

Η εργασία από απόστασή θα συνεχιστεί, αλλά μπορεί να γίνει καλύτερη

Η εργασία από απόσταση θα συνεχιστεί, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι ήταν μια εύκολη μετάβαση. Γνωρίζω ότι για πολλούς ήταν μια πρόκληση να προσαρμοστούν σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας, μέσα σε αυτούς και εγώ. Υπάρχει, όμως ακόμη περιθώριο βελτίωσης.

Ενώ οι κάμερες, τα ηχεία και τα μικρόφωνα στις συσκευές θα συνεχίσουν να βελτιώνονται, ο τρόπος που συνεργαζόμαστε τώρα απαιτεί σοβαρή σκέψη. Πριν από το COVID-19, πολλές αλληλεπιδράσεις ήταν τυχαίες, εκτός των επίσημων ορίων μιας προγραμματισμένης συνάντησης. Απλές, καθημερινές αλληλεπιδράσεις με τους συνεργάτες μας, όπως κάποιος που επισκέπτεται το γραφείο σας για να σας δείξει κάτι ενδιαφέρον ή ένας συνάδελφος που μοιράζεται μια είδηση μαζί σας στην κουζίνα του γραφείου, δεν συμβαίνουν πλέον.

Στην παγκόσμια έρευνα της Lenovo, εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο δήλωσαν ότι είναι “πιο δύσκολο να συνεργαστούν από απόσταση”. Αυτό συμβαίνει παρά το γεγονός ότι “πρέπει να κάνουν περισσότερες τηλεδιασκέψεις από το συνηθισμένο”. Είναι σαφές ότι υπάρχει ανάγκη η τεχνολογία να βρει νέους τρόπους για να ανταποκριθεί στον τρόπο που συνεργαζόμαστε, ώστε να προσομοιώνει καλύτερα την πρόσωπο με πρόσωπο συνεργασία. Έχει ήδη ξεκινήσει η προεργασία για τέτοιες λύσεις. Για παράδειγμα, λύσεις λογισμικού όπως το Teams, προσθέτουν λειτουργίες που προσπαθούν να αναπαράγουν τη συμπεριφορά του ατόμου, όπως τις κινήσεις του κεφαλιού για άρνηση ή συγκατάθεση ή και το γνωστό “high five”.

Παρά τις προκλήσεις αυτές, είμαστε τυχεροί που ζούμε σε μια εποχή όπου η τρέχουσα τεχνολογία μπορεί να μας βοηθήσει να συνεχίσουμε να επικοινωνούμε με τον τρόπο που οι άνθρωποι μπορούν καλύτερα: πρόσωπο με πρόσωπο. Είμαι ευγνώμων για αυτό, επειδή το καλύτερο μέρος της εργασίας από απόσταση είναι να βλέπω τα χαμογελαστά πρόσωπα των συναδέλφων μου!

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Ο Dilip Bhatia είναι οChief Customer Experience Officer and Vice President of User & Customer Experience, PC & Smart Devices της Lenovo. Ως Chief Customer Officer, ο Dilip  είναι η κινητήρια δύναμη για την επίτευξη του στόχου της εταιρείας να είναι ηγέτης στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές, τις έξυπνές συσκευές, τα data centers και το mobility space. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του στο Twitter .